۲ -۹ – ۲- کاربرد سیستم اطلاعات منابع انسانی

 

همان‌ طور که در بخش دوم اشاره گردیده است، فرایند منابع انسانی درسازمانها شامل طراحی و تجزیه و تحلیل مشاغل، برنامه ریزی نیروی انسانی، کارمندیابی، انتخاب، استخدام، انتصاب، آموزش، توسعه مدیریت و بهبود سازمان، ارزیابی عملکرد، خدمات رفاهی و بازنشستگی است و اجرای هر یک از وظایف فوق مستلزم مقادیر زیادی از داده ها و اطلاعات می‌باشد. نتایج عملکرد مدیران منابع انسانی به طور مستقیم به کیفیت اطلاعاتی که در اختیار آنان قرار می‌گیرد بستگی دارد. برای دسترسی به اطلاعات دقیق در زمان مناسب باید اطلاعاتی مناسبی در بخش مدیریت منابع انسانی در هر سازمانی طراحی و ایجاد شد. میرسیاسی (۱۳۸۵) مشخصات سیستم اطلاعات منابع انسانی را به شرح زیر بیان نموده است:

 

۱ .اطلاعات به روز باشد و به موقع در اختیار استفاده کننده قرارگیرد.

 

۲٫ اطلاعات صحیح و دقیق باشد.

 

۳٫ اطلاعات مربوط و مورد نیاز مدیران باشد.

 

۴٫ کلیه اطلاعات مورد نیاز برای هر نوع تصمیم گیری به طورسریع در اختیار اشخاص مسئول قرارگیرد و نه همه همکاران” (ص ۷۳).

 

سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی که تاکنون در بعضی از سازمان‌ها ایجاد شده اند عمدتاًً کارکردشان در امور زیر خلاصه می‌شود: ۱٫ تهیه ی گزارشات در امور زیر خلاصه می‌شود: ۲٫ نگهداری سوابق کارکنان ۳٫ تجزیه و تحلیل مقدار، انواع و هزینه های نیروی کار در سازمان” (پاست و آندرسون^[۱۱۴]، ۱۹۹۲، ص ۱۸).

 

این اطلاعات و گزارشات اگر چه مفید و جالب توجهند، اما نباید توجه به توسعه روزافزوان سازمان‌ها و اهمیت فزاینده نیروی انسانی در سازمان‌ها و تأکید بر نقش مدیریت منابع انسانی، سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی در سازمان‌ها باید گسترش بیشتری پیدا کرده و به سئوالات متنوع تری پاسخ بدهند و بتوانند کلیه مراحل فرایند مدیریت منابع انسانی را پشتیبانی نمایند. به عنوان مثال سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی (پاست و آندرسون^[۱۱۵]، ۱۹۹۲) در سازمان باید پاسخگوی سئوالهای زیر باشد:

 

– در سازمان چه شغل‌هایی وجود دارد ؟

 

– وظایف و مسئولیت‌های هرشغل در سازمان چیست ؟

 

– مهارت‌هایی که کارمند یا کارگر برای تصدی هرشغل نیاز دارد ؟

 

– مهارت‌های موجود درسازمان ؟

 

– تعداد و ترکیب شاغلین در سازمان ؟

 

– نیازهای آتی سازمان به نیروی انسانی ؟

 

– نیازهای آموزشی سازمان ؟

 

– کمیت و کیفیت و تخصص کارکنان موجود درسازمان ؟

 

– عوامل مؤثر ‌بر استراتژی نیروی انسانی سازمان در داخل و خارج از سازمان؟

 

– روش‌ها و سیستم‌های جاری حقوق و دستمزد ؟

 

– گزارش توزیع امکانات رفاهی ؟

 

– دوره های آموزشی که هریک از کارکنان گذرانده اند؟

 

– اقدامات انضباطی و تشویقی درباره هریک از کارکنان ؟

 

– نتایج ارزیابی ادواری درباره کارکنان ؟

 

– گزارش وضعیت بازنشستگان، ازکارافتادگان، مستمری و وظیفه بگیران ؟

 

به سئوالات فوق تعداد زیادی دیگر از پرسش‌های مختلف را می‌توان اضافه نمود که سیستم اطلاعاتی باید پاسخگوی آن ها باشد. اوبرین^[۱۱۶] (۱۹۹۷) در رابطه با کاربردهای سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی عقیده دارد که:

 

مهمترین کاربردها سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی را در امور زیر می‌توان خلاصه نمود:

 

۱- نگهداری مشخصات و سوابق کارکنان ۲- تهیه فهرست مشاغل و مهارت‌های موجود در سازمان ۳- تجزیه و تحلیل حقوق و نیروی کار ۴- تجزیه و تحلیل آموزش کارکنان و توسعه مدیران ۵- کمک به برنامه ریزی نیروی انسانی و پیش‌بینی استخدام و کارمندیابی و برنامه ریزی برای تأمین نیروی انسانی ۶- ارزیابی عملکرد کارکنان (صص ۵۱۴ – ۵۱۵).

 

مشخصات و سوابق کارکنان

 

تجزیه و تحلیل حقوق و نیروی کار

 

مشاغل و مهارت های موجودی

 

سیستم اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی

 

برنامه ریزی تأمین نیروی انسانی

 

ارزیابی عملکرد کارکنان

 

تجزیه و تحلیل آموزش کارکنان و توسعه مدیران

 

شکل ۲ ـ ۹ : سیستم اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی

 

منبع : «اوبرین»، ۱۹۹۷، ص ۵۱۷ .

 

۲- ۱۰- ارزیابی سیستم اطلاعات مدیریت

 

امروزه یکی از سرمایه گذاری‌های هزینه بر در بخش صنعت و خدمات، سرمایه گذاری در سیستم‌های اطلاعات مدیریت است که با هدف بهبود عملکرد فرد و سازمان انجام می‌شود، مسلماًً چنین سرمایه گذاری ایجاب می‌کند تا موفقیت آن مورد ارزیابی قرار گیرد، لکن از آنجا که دستیابی به معیارهای عینی برای ارزیابی سیستم‌های اطلاعات چندان ساده نیست یکی از شیوه های ارزیابی استفاده از نظر کاربران سیستم می‌باشد. کاهانی (۱۳۸۴) عقیده دارد که “ارزیابی یک سیستم، عمل جمع‌ آوری اطلاعات ‌در مورد میزان سودمندی یک سیستم برای یک گروه خاص از کاربران، در یک محیط خاص و برای یک فعالیت خاص می‌باشد” (ص ۸۳). ‌بنابرین‏ ارزیابی سیستم اطلاعات مدیریت یک فرایند نظام‎دار برای جمع‌ آوری، تحلیل، و تفسیر اطلاعات می‌باشد ‌به این منظور که تعیین شود آیا هدف‌های مورد نظر تحقق یافته اند یا در حال تحقق یافتن هستند و به چه میزانی. پارکر^[۱۱۷] (۱۹۸۹) پنج شاخص برای ارزیابی سیستم‌های اطلاعاتی به شرح زیر پیشنهاد ‌کرده‌است:

 

الف ـ هزینه / مزایا: تحلیل اینکه سیستم مورد نظر چقدر به کارایی سازمان کمک ‌کرده‌است؟

 

ب ـ ارزش ارتباط دهی : تحلیل اینکه سیستم مورد نظر چقدر به هماهنگی کارها کمک ‌کرده‌است؟

 

ج ـ ارزش شتاب دهی : تحلیل اینکه سیستم مورد نظر چقدر باعث تسریع در ارائه خدمات می‌شود؟

 

د ـ ارزش ساخت دهی مجدد : تحلیل اینکه سیستم مورد نظر چقدر از طریق ساخت دهی مجدد باعث ارتقای بهره وری می‌شود؟

 

هـ ـ نوآوری : تحلیل اینکه سیستم مورد نظر چقدر باعث نوآوری و ابداع در کار می‌شود؟ (ص ۳۷)

 

از آنجا که ساختارهای بسیار متنوع و متفاوت در سیستم‌های اطلاعاتی وجود دارد، احتمالاً ایجاد یک مبنای نظری عمومی‌برای ارزیابی استفاده کنندگان ممکن نیست. از آنجا که دستیابی به معیار معین موفقیت یک سیستم معمولاً مشکل است، بسیاری از محققان سیستم اطلاعات از ارزیابی استفاده کنندگان نسبت به سیستم به عنوان شاخص واسط برای موفقیت سیستم اطلاعات مدیریت استفاده کرده‌اند. مدهوشی (۱۳۷۹) اظهار می‌دارد که “اولویت در ارزیابی سیستم اطلاعاتی بر اساس سودمندی اطلاعات خروجی است که کاربرها با آن سر و کار دارند” (ص ۶۳).

 

تعدادی دیدگاه (کلینگ^[۱۱۸]، ۱۹۸۰) برای بررسی و ارزیابی سیستم‌های اطلاعات در سازمان‌ها پیشنهاد گردیده است که به طور بالقوه هر یک ساختار و هدف متفاوتی را برای ارزیابی استفاده کننده پیشنهاد می‌کند، برای مثال رضایت استفاده کننده از اطلاعات و یا سودمندی اطلاعات و سهولت استفاده از سیستم اطلاعاتی.